Организация корпоратива на природе: шпаргалка для HR
Организация корпоратива на природе включает десятки задач – от выбора площадки до координации подрядчиков в день мероприятия. В этой шпаргалке собрали основные этапы подготовки, практические рекомендации и чек-лист для HR.
С чего начать подготовку
Успешный корпоратив начинается задолго до выбора площадки и программы. На старте важно определить несколько ключевых параметров, которые повлияют на формат мероприятия, бюджет и организационные решения.
Цель мероприятия
Корпоратив может быть посвящен отдыху сотрудников, знакомству новых коллег, юбилею компании, семейному празднику или командообразованию. Чем понятнее цель, тем проще выбрать подходящий формат мероприятия.
Количество участников
Число гостей влияет практически на все – выбор площадки, логистику, программу, питание и бюджет. Желательно заранее понимать не только предполагаемое количество участников, но и возможные изменения в списках гостей.
Бюджет проекта
Даже примерный бюджет поможет быстрее принимать решения и сосредоточиться на вариантах, которые действительно подходят компании. При планировании стоит учитывать не только программу, но и транспорт, питание, аренду площадки и техническое обеспечение.
Сроки подготовки
Чем раньше начинается подготовка, тем больше выбор площадок и подрядчиков. Для небольших мероприятий обычно достаточно нескольких недель, а крупные корпоративы рекомендуется начинать готовить за несколько месяцев.
Мы создаем мероприятия, которые идеально соответствуют целям.
Расскажите о вашей компании и желаемом формате, и мы пришлем вам подходящие варианты
Мы создаем мероприятия, которые идеально соответствуют целям.
Расскажите о вашей компании и желаемом формате, и мы пришлем вам подходящие варианты
Что нужно предусмотреть при организации корпоратива на природе
После того как определены цели мероприятия, количество участников и бюджет, можно переходить к практической подготовке. Именно на этом этапе возникает большинство организационных вопросов.
Площадка
Место проведения должно соответствовать формату мероприятия, количеству участников и сезону. Важно заранее уточнить наличие парковки, электричества, санитарных зон, помещений на случай непогоды и возможности размещения оборудования.
Логистика
Если площадка находится за пределами города, необходимо продумать доставку участников. Для крупных мероприятий обычно организуют общий трансфер, чтобы сотрудники могли комфортно добраться до места проведения и обратно.
Программа
Активности должны соответствовать составу коллектива и задачам мероприятия. При выборе программы важно учитывать возраст участников, уровень физической активности и продолжительность события.
Питание
Формат питания зависит от сценария мероприятия. Это может быть пикник, барбекю, фуршет, банкет в шатре или кейтеринг на площадке. Также стоит заранее предусмотреть специальные меню при необходимости.
Техническое обеспечение
Даже для небольшого корпоратива могут потребоваться звук, освещение, сцена, шатры, мебель и дополнительное оборудование. Чем масштабнее мероприятие, тем больше технических вопросов необходимо решить заранее.
План Б на случай непогоды
Одна из самых распространенных ошибок при организации мероприятий на природе – отсутствие резервного сценария. Заранее продуманный запасной вариант позволит избежать проблем, если погода внесет свои коррективы.
Что чаще всего забывают при подготовке
Даже опытные организаторы иногда упускают детали, которые кажутся незначительными на этапе подготовки, но могут повлиять на впечатление участников от мероприятия.
Погодные условия
Даже в разгар лета стоит заранее предусмотреть шатры, навесы или помещение на случай дождя. Запасной сценарий поможет избежать лишнего стресса в день мероприятия.
Тайминг дня
Слишком плотная программа утомляет участников, а большое количество пауз снижает вовлеченность. Важно заранее продумать баланс между активностями, отдыхом и приемами пищи.
Особенности участников
При подготовке стоит учитывать возраст сотрудников, уровень физической активности, наличие детей, а также возможные ограничения по питанию или здоровью.
Навигация на площадке
Чем больше территория мероприятия, тем важнее продумать указатели, схему площадки и понятную навигацию между зонами.
Мобильная связь и электричество
Не все загородные площадки имеют стабильную связь и достаточное количество точек подключения оборудования. Эти вопросы лучше уточнить заранее.
Ответственный за координацию
Даже если организацией занимается подрядчик, со стороны компании должен быть человек, который сможет оперативно принимать решения и взаимодействовать с организаторами.
За сколько времени начинать подготовку
Срок подготовки зависит от количества участников, сезона, сложности программы и требований к площадке. Чем раньше начинается организация, тем больше выбор доступных локаций, подрядчиков и форматов мероприятия.
Небольшой корпоратив до 50 участников
Для большинства мероприятий достаточно 2-4 недель подготовки. Этого времени обычно хватает для выбора площадки, согласования программы и решения организационных вопросов.
Корпоратив на 50-150 человек
Подготовку лучше начинать за 1-2 месяца. Это позволит спокойно подобрать площадку, организовать питание, транспорт и выбрать подходящих подрядчиков.
Крупное мероприятие от 150 участников
Для масштабных корпоративов рекомендуется закладывать не менее 2-3 месяцев. Чем больше участников и сложнее программа, тем больше времени потребуется на согласования и координацию.
Пиковый сезон
Если мероприятие планируется на май, июнь, август или декабрь, бронированием площадки и подрядчиков лучше заниматься заранее. Популярные даты часто резервируются за несколько месяцев до проведения.
Самая распространенная ошибка - начинать подготовку слишком поздно. В результате приходится выбирать не из всех доступных площадок и подрядчиков, а только из тех, кто еще свободен на нужную дату. Особенно это заметно в летний сезон, когда хорошие локации и популярные даты бронируются за несколько месяцев вперед.
Мы создаем мероприятия, которые идеально соответствуют целям.
Расскажите о вашей компании и желаемом формате, и мы пришлем вам подходящие варианты
Мы создаем мероприятия, которые идеально соответствуют целям.
Расскажите о вашей компании и желаемом формате, и мы пришлем вам подходящие варианты
Когда стоит обращаться к организаторам
Срок подготовки зависит от количества участников, сезона, сложности программы и требований к площадке. Чем раньше начинается организация, тем больше выбор доступных локаций, подрядчиков и форматов мероприятия.
Некоторые корпоративы действительно можно подготовить самостоятельно. Например, если речь идет о небольшом пикнике, семейном выезде или встрече сотрудников на площадке с готовой инфраструктурой.
Однако по мере усложнения мероприятия растет и количество организационных задач. Подбор площадки, разработка программы, координация подрядчиков, логистика, техническое обеспечение и контроль десятков деталей требуют времени и внимания.
Помощь организаторов особенно актуальна, если корпоратив включает активную программу, несколько подрядчиков, трансфер участников, работу на большой площадке или нестандартные сценарии проведения.
Количество участников далеко не всегда определяет сложность мероприятия. Иногда корпоратив на 30 человек требует больше подготовки, чем праздник на несколько сотен гостей. Все зависит от программы, логистики и количества процессов, которые необходимо координировать одновременно.
От выбора площадки и программы до координации подрядчиков в день мероприятия – берем организационные задачи на себя и помогаем провести мероприятие без лишних хлопот.
Чек-лист HR перед корпоративом
Перед мероприятием полезно еще раз проверить основные организационные вопросы. Такой список поможет убедиться, что ничего не осталось без внимания.
Не знаете, какой формат подойдет вашей компании?
Расскажите о количестве участников, задачах мероприятия и бюджете. Мы предложим несколько вариантов программ и поможем выбрать подходящий формат.
- Стилизованные тематические вечеринки,
- Командные соревнования на улице,
- Банкетный тимбилдинг и многое другое!
Оставьте контакты и мы пришлем вам полный каталог программ.
Выберите, куда хотите получить каталог программ
Похожие статьи
Качественный тренинг по сплочению команды обеспечит полноценное развитие персонала и эффективные бизнес-процессы в компании. Предлагаем вам перечень признаков, по которым вы легко поймете, что агентство предлагает вам действительно настоящий тимбилдинг, а не очередное слабоэффективное развлечение для коллектива.
Развитие коллектива - как развитие ребенка. Он растет, обучается, совершенствуется. И на каждом этапе он нуждается в той помощи, что соответствует его уровню развития. Очень важно учитывать этот уровень при планировании и организации тимбилдинга, не отставать от него и не опережать его.
Традиционным сезоном для тренингов по командообразованию на открытом воздухе считается период с апреля по октябрь. А вот зима чаще ассоциируется с новогодними корпоративами. Но даже встречу Нового года можно организовать, соединив праздник с полезными для коллектива играми на природе. Так вы убьете сразу двух зайцев – и праздник, и сплочение сотрудников.
Не каждый корпоратив на природе должен выглядеть одинаково. Для одних компаний важен спокойный отдых и неформальное общение, для других – командное взаимодействие, активные развлечения или масштабный праздник для всего коллектива. Собрали идеи, которые помогут выбрать формат под любые задачи, количество участников и время года.
Наши клиенты
