Как организовать новогодний корпоратив в офисе

Корпоратив решили провести в офисе. Теперь нужно понять, куда убрать рабочие столы, где разместить еду, хватит ли места для программы, нужен ли дополнительный звук и кто потом приведет помещение в порядок.

Запишитесь на консультацию и получите скидку как новый клиент в 5%!

На первый взгляд задач меньше, чем при организации праздника на отдельной площадке. Но офис изначально не рассчитан на банкет, танцы и несколько десятков отдыхающих коллег. Поэтому здесь особенно важна подготовка.
Разберемся по порядку: с чего начать, как подготовить помещение, выбрать еду и программу, что можно сделать своими силами и на чем получится сэкономить.

С чего начать организацию корпоратива

До заказа еды и развлечений определитесь с количеством гостей, бюджетом и доступным пространством. Причем ориентироваться лучше на тех, кто подтвердил участие, а не на весь штат компании.

Посмотрите, какие помещения будут доступны вечером. Только open space или еще переговорные, кухня, холл? Разрешено ли двигать столы и куда их можно убрать? Где смогут одновременно собраться все гости?

Заодно выясните правила здания: до какого времени разрешена громкая музыка, как вечером проходят приглашенные гости, где разгружаются кейтеринг и оборудование.

И только после этого выбирайте программу. Если после установки столов свободного места почти не останется, активный тимбилдинг, каким бы интересным он ни был, придется заменить другим развлечением.

Как подготовить офис

Сначала освободите пространство, потом украшайте.

Уберите документы, коробки и лишние вещи, освободите рабочие столы. После перестановки должно остаться место для еды, общей программы и свободного общения.

Подумайте и о маршрутах гостей. Фуршет перед экраном выглядит нормально на плане, но во время квиза люди будут постоянно ходить за напитками перед сидящими коллегами. Стол с едой лучше вынести в сторону от основной программы.

Оформлять каждый кабинет нет необходимости. Елка, гирлянды и одна заметная зона для фотографий меняют пространство сильнее, чем мишура на всех мониторах.

Если приглашаете организаторов, отправьте им фотографии или короткое видео офиса. Так еще до праздника станет понятно, где поставить оборудование и поместится ли выбранная программа.

При подготовке программы нам важна не общая площадь офиса, а свободное пространство после расстановки столов и оборудования. Поэтому несколько фотографий или короткое видео помещения часто дают больше информации, чем цифра в квадратных метрах

Михаил Чеботарев Генеральный директор компании Event Center

Если места мало

Квиз, музыкальная или детективная игра, Тайный Санта и многие мастер-классы проходят за столами. Для квеста понадобятся несколько доступных точек, для активного тимбилдинга — свободная площадка. Поэтому в небольшом помещении лучше сразу отсеять развлечения, которым нужны активные перемещения.

Если с программой еще не определились, посмотрите наши 10 идей для новогоднего корпоратива в офисе — там есть варианты для помещений разного размера.

Фуршет или праздничный стол

Если сотрудники будут вставать, объединяться в команды и перемещаться по офису, удобнее фуршет. Он занимает меньше места и не привязывает гостей к определенной рассадке. Для небольшой компании или программы, которая в основном проходит сидя, подойдет праздничный стол.

У кейтеринга стоит уточнить не только меню и стоимость. Кто сервирует столы? Предоставляют ли посуду? Что забирают после мероприятия? Нужна ли для доставки помощь с разгрузкой?

Есть и совсем бытовые вопросы. Например, если холодные блюда привезут за несколько часов до начала, поместятся ли они в офисный холодильник? Двадцать коробок с едой в переговорной — не лучший сюрприз в день корпоратива.

Какая техника понадобится

Экран или телевизор из переговорной вполне подойдет для фотографий, презентации или квиза. Со звуком сложнее: колонки для видеоконференций могут оказаться слишком тихими, когда в помещении разговаривают несколько десятков человек.

Поэтому список оборудования составляйте уже под выбранную программу. Проверьте экран, ноутбук, акустику, микрофон, Wi-Fi и розетки в нужной части офиса.

Если приезжает ведущий или готовая программа, сначала спросите, что организаторы привезут с собой. Возможно, дополнительно арендовать вообще ничего не придется.

Мы создаем мероприятия, которые идеально соответствуют целям.
Расскажите о вашей компании и желаемом формате, и мы пришлем вам подходящие варианты

Как составить программу вечера

Сотрудники только что закончили рабочий день. Им нужно переодеться, взять еду, поговорить и немного переключиться. Начинать квиз в момент, когда последний человек закрыл ноутбук, — не лучшая идея. После сбора гостей можно переходить к основной программе: квизу, квесту, мастер-классу, тимбилдингу или другой общей активности. Затем — подарки, поздравления и свободная часть вечера.

Получается примерно так: сбор гостей → основная программа → перерыв → поздравления и подарки → музыка, танцы и общение.

Если игра рассчитана надолго, сделайте перерыв внутри нее. И не заполняйте каждую паузу конкурсом: людям на корпоративе хочется еще и спокойно поговорить друг с другом.

Как сэкономить на новогоднем корпоративе

Самая крупная экономия уже заложена в выборе площадки: компания не платит за аренду отдельного помещения и трансфер сотрудников. Дальше имеет смысл пройтись по смете и посмотреть, что уже есть в офисе.

Экран, мебель и часть техники, возможно, не придется арендовать. Оформить можно одну праздничную зону вместо всего помещения. А вместо нескольких развлечений выбрать одно, которое станет главным событием вечера.

Ведущий тоже не всегда нужен на четыре часа. Если задача — провести квиз или другую игру, он может приехать только на этот блок, а дальше коллеги продолжат вечер самостоятельно.

Но есть расходы, которые просто не видны в смете. Если HR или офис-менеджер несколько дней пишет вопросы для квиза, собирает презентацию, ищет реквизит, а вечером еще и ведет игру, «бесплатная» программа уже не совсем бесплатна.

При ограниченном бюджете мы обычно советуем сначала определить главное событие вечера. Один хорошо подготовленный квиз, квест или тимбилдинг даст больше впечатлений, чем несколько небольших активностей, на каждую из которых понемногу потратили деньги.

Михаил Чеботарев Генеральный директор компании Event Center

Что сделать самим, а что заказать

Список гостей, подарки, музыку, фотографии за год и несложное оформление обычно проще подготовить внутри компании. Небольшой коллектив без труда проведет и Тайного Санту или простую игру. С программой все зависит от того, сколько времени компания готова потратить на подготовку.

Небольшой праздник можно полностью организовать своими силами. Другой вариант — самостоятельно заняться едой, подарками и оформлением, а на час-полтора пригласить ведущего с квизом, квестом, тимбилдингом или другой готовой программой.

Если заниматься мероприятием внутри компании некому, организаторам можно передать весь вечер: сценарий, ведущего, развлечения и необходимое оборудование.

То есть заказывать корпоратив целиком необязательно. Иногда достаточно отдать специалистам только тот блок, который сложно подготовить и провести самостоятельно.

Что проверить перед корпоративом

За день-два до праздника полезнее не обсуждать декор, а еще раз проверить организационные мелочи:

список гостей и пропуска;
время и место разгрузки кейтеринга;
доступ в здание для ведущего, фотографа и других подрядчиков;
экран, звук и интернет именно там, где пройдет программа;
розетки и удлинители;
место для верхней одежды;
ограничения по времени и громкости музыки;
уборку посуды и мусора;
возвращение мебели на место.

Если праздник закончится поздно, заранее решите и вопрос с дорогой домой: понадобится ли сотрудникам корпоративное такси или общий трансфер.

И осторожнее с конфетти и искусственным снегом. Особенно если утром в этом же помещении снова предстоит работать.

Главное - не организовать лишнего

Новогодний корпоратив в офисе не обязательно делать уменьшенной копией праздника в ресторане. Небольшой компании может хватить ужина, подарков и одной общей игры. Для другой команды главным событием станет квиз или мастер-класс, а остальной вечер пройдет без ведущего.

При планировании бюджета полезнее спрашивать не «на чем еще сэкономить», а что компания спокойно организует сама, а что отнимет слишком много времени или потребует специалистов.

Тогда офис действительно помогает сократить расходы, а HR, офис-менеджер или другой сотрудник, которому поручили подготовить праздник, тоже успевает на нем побывать.

Не знаете, какой формат подойдет вашей компании?

Расскажите о количестве участников, задачах мероприятия и бюджете. Мы предложим несколько вариантов программ и поможем выбрать подходящий формат.